Автоматизация деятельности музея: от локальной системы до регионального проекта
Новожилова В.В., директор по маркетингу ООО «ИнфоТех»
Новые информационные технологии за последние 10 лет заняли прочное место в жизни музеев. Но необходимо помнить, что каждый музей, театр, концертный зал – это уникальный объект со своей неповторимой спецификой, поэтому необходимо, чтобы программный продукт был ориентирован именно на обслуживание их особых потребностей.
В настоящее время во многих ведущих музеях России успешно функционируют билетно-пропускные системы (Московский Кремль, Эрмитаж, Петергоф, Кижи, Сталинградская битва, Бородинское поле, Ясная поляна и многие другие музеи страны). Практика показывает, что наличие в музее билетно-пропускной системы положительно сказывается на его имидже, посещаемости и финансовых показателях.
Современная билетная система является инструментом ресурсного планирования, охватывающим процессы, связанные с фондированием, резервированием и продажей билетов, контролем доступа. Благодаря применению всех функциональных возможностей, которые сегодня предоставляют билетно-пропускные системы, каждый музей способен наиболее эффективно управлять своими ресурсами, взаимодействовать с договорными клиентами, частными посетителями, осуществлять маркетинговый анализ своей деятельности и формировать узнаваемый современный бренд.
В общем можно говорить о том, что автоматизация процессов, связанных с организацией работы по обслуживанию посетителей и получением статистической информации, важна для музеев в нескольких случаях:
- Значительные потоки посетителей (сокращается время обслуживания на кассе, меньшее число кассиров обслуживает большее количество посетителей). Эрмитаж, Московский Кремль, Музей-усадьба «Ясная Поляна», музей-заповедник «Бородино» т.д.
- Нацеленность на тесную работу с договорными клиентами – туристическими компаниями, образовательными учреждениями, профессиональными объединениями (удобство ведения договоров, удобство обслуживания организованных групп, планирование работы экскурсоводов, удобство ведения отчетности). Музей связи, Музей космонавтики, музей-заповедник «Сталинградская битва» и т.д.
- Наличие у музея разветвленной филиальной сети (создание единой отчетности для всех филиалов, автоматизированный контроль их деятельности). Петергоф, Государственный Русский музей, Кижи.
- Решение маркетинговых задач и формирование современного подхода. В условиях конкуренции за посетителя музею важно использовать современные инструменты работы со своей аудиторией.
Внедрение современной билетно-пропускной системы в музее осуществляется поэтапно, поскольку модульный характер ее построения позволяет со временем наращивать функционал, двигаясь от минимальной комплектации к созданию централизованной автоматизированной системе управления всеми ресурсами музея. Кроме того автоматизация деятельности отдельных объектов культуры в рамках одного субъекта федерации предоставляет возможности а объединения локальных систем в региональную автоматизированную билетную систему для реализации межмузейных продуктов и решения комплексных задач по развитию культурно-
просветительской сферы, стоящих перед региональными властями.
Как правило, автоматизированная билетно-пропускная система в своей минимальной комплектации обязательно должна включать три компонента: модули Автоматизированных Рабочих Мест администратора (АРМ-А) и кассира (АРМ-К), а также сервер, на котором находятся базы данных музея.
По желанию к уже установленным модулям системы подключаются дополнительные модули, обеспечивающие более широкие возможности для решения насущных задач различных подразделений учреждения культуры: АРМ экскурсионного бюро, бухгалтера, договорного отдела, WEB-модуль, терминальная система, система контроля доступа.
При создании Единой системы каждый из музеев, включенных в нее, использует полнофункциональную локальную музейную систему резервирования и продажи билетов, которая дает возможность автоматизировать работу кассира, экскурсионного и договорного отделов, бухгалтерии, а также обеспечивать ресурсное планирование музея по обслуживанию посетителей.
Для работы в Единой системе локальная система должна дополнительно быть оснащена подсистемой контроля массового доступа.
Автономность отдельных билетно-кассовых систем обеспечивает музею управление собственной информацией, которая остается в ведении каждого отдельного объекта и закрыта для всех остальных участников Единой региональной автоматизированной билетно-информационной системы. В то же время расширяются возможности для реализации билетов за счет расширения возможностей для продаж, что, как следствие, ведет к повышению посещаемости и росту доходов.
Однако не обязательно, чтобы локальные билетные системы были полностью закрыты. Сейчас идет процесс глобализации, и он затронул музейную сферу. Музеям становится выгодно привлекать к реализации своих услуг компании, которые берут на себя роль агентов по привлечению новых посетителей. Примером тому может служить реализация программы «Карта гостя» в ГМЗ «Петергоф». Агентом может быть любое юридическое лицо, заключившее соответствующий договор с музеем или целым рядом музеев.
Для реализации агентских обязанностей может быть создан специализированных Интернет-портал, куда будет поступать актуальная информация от музеев с возможностью on-line приобретения билетов. Кроме того, возможно создание специальной сети билетно-платежных терминалов, через которые любой заинтересованных человек может получить полную информацию о музеях, стоимости их посещения, экскурсионным программам. Через терминал можно будет приобрести билет и заказать экскурсию. Дополнительной опцией, как правило, является возможность оплаты различных услуг.
За счет концентрации всех открытых данных о музеях региона в рамках одного информационного ресурса музейная сфера будет максимально полно раскрыта для посетителей, что привлечет новых посетителей и расширит спрос на культурно-познавательный туризм.
Возможность приобретения билетов через Единую региональную информационно-билетную систему позволит планировать посещение различных музеев заранее, экономить время при покупке входных билетов и экскурсий.
Внедрение Единой системы резервирования и продажи билетов даст возможность полной автоматизации и, как следствие, повышения качества работы музея, удобство координационных действий при проведении общегородских и межмузейных программ («Ночь музеев», праздники, школьные каникулы), а также реализации межмузейных продуктов (например, «Карта гостя»).
Благодаря автоматизации деятельности музеев у курирующих государственных органов появится возможность получения четко структурированной, полной и оперативной информации о результатах работы каждого из музеев. Это позволит приобрести важнейший инструмент маркетинга музейного рынка, послужит основой для формирования на качественном новом уровне государственных программ и политики по развитию музейной сферы в регионе.